Avec le mois de septembre, les directions des ressources humaines et les responsables de formation s'engagent dans l'élaboration du plan annuel de formation, fil rouge de leurs travaux pendant toute la fin de l'année.
Mais de quoi s'agit-il ?
Le plan de formation est l’outil qui regroupe l’ensemble des actions de formation définies dans le cadre de la politique de gestion du personnel de l’entreprise. Il définit la politique de formation de l’entreprise par rapport à son contexte, et permet d’organiser et de planifier les actions de formation sur une année entière.
Le processus de travail, les étapes et les échéances à respecter pour son élaboration sont définies par un cadre réglementaire (lois, décrets, articles du code du Travail).
Qui l'élabore ?
Pour qui ?
Tous les salariés sont concernés quels que soient leur statut (CDD, CDI) et leur ancienneté.
Pour quelles actions de formation ?
Elles doivent répondre aux objectifs suivants :
- adapter les salariés aux exigences de leur poste et accompagner les évolutions des emplois afin de favoriser le maintien des salariés dans leur emploi,
- développer les compétences des salariés et ainsi contribuer à l’évolution de leur qualification.
Comment élabore-t-on le plan de formation ?
Le plan de formation s’inscrit dans une logique d’évolution, le bilan des actions menées en année « n » étant une des références pour le plan de l’année « n+1 ». Trois périodes doivent être distinguées dans la conception du plan de formation :
- le travail préparatoire, à engager dès juin et durant tout l’été,
- la formalisation du plan de septembre à décembre,
- la mise en œuvre et l’évaluation des actions de formation à partir de janvier jusqu’au mois de septembre de l’année suivante.
Les points clés à respecter durant ces 3 périodes :
La préparation du plan :
- définir la politique de l’entreprise (contexte économique, réglementaire, concurrentiel, diagnostic et analyse des besoins en formation des salariés, enveloppe budgétaire prévisionnelle),
- communiquer à l’encadrement et aux IRP la note de cadrage du plan de formation et les modalités de recueil des besoins de formation au travers des entretiens individuels,
- recueillir et synthétiser les besoins de formation exprimés par les salariés et leur encadrement (cf. Le recueil des besoins de formation).
La formalisation du plan :
- concevoir l’architecture globale du plan de formation à transmettre aux IRP (au plus tard le 10 septembre),(au plus tard le 1er octobre)
- faire le bilan des formations de l’année « n-1 » et en cours à transmettre aux IRP (au plus tard le 10 septembre),
- présenter une note d’orientation du plan de formation aux IRP ,
- construire le plan de formation (prioriser les actions, faire les arbitrages budgétaires nécessaires), et transmettre le projet aux IRP (au plus tard le 10 décembre),
- présenter le plan de formation définitif et les informations de professionnalisation aux IRP (au plus tard le 31 décembre).
La mise en œuvre des actions de formation :
- communiquer sur le plan de formation dans l'entreprise (salariés, managers, IRP),
- choisir les prestataires de formation internes et externes. S’assurer du référencement des prestataires sur Datadock afin de garantir leur conformité par rapport aux critères de qualité de la loi sur la formation professionnelle et la prise en charge des formations par les financeurs (Organismes Paritaires Collecteurs Agrées – OPCA), (cf. Astula Conseil référençable Datadock),
- lancer et gérer les actions avec les financeurs et les prestataires,
- évaluer les actions de formation, engager les éventuelles actions correctives et préparer le bilan de l’année pour l’élaboration du prochain plan de formation.
Points essentiels à suivre :
- le respect du cadre légal de consultation des IRP en matière de formation.
- le budget mis en œuvre et notamment l’éligibilité des actions de formations prise en charge par les financeurs,
- l’évaluation des formations (à chaud, à froid, impact, …),
- la communication sur le plan de formation dans l’entreprise (managers, salariés).