Le nombre de stagiaires ou de participants à une formation fait souvent l’objet de discussions entre le formateur et le demandeur organisateur de la formation.
Le premier souhaite, au nom de l’efficacité pédagogique, des groupes non surchargés en effectif, le second veut des groupes plus importants pour minimiser les charges financières et réduire les perturbations induites dans l’activité de l’entreprise en raison des absences des collaborateurs.
Comment alors trouver le juste équilibre ?
En se référant d’abord aux caractéristiques de la formation.
Le contenu, les objectifs de la formation et les méthodes pédagogiques retenues restent les éléments déterminants permettant de fixer le nombre minimum et le nombre maximum de participants à inviter.
Le point d’équilibre se situera généralement entre 6 et 15 participants. Sachant que pour une formation s’appuyant sur des méthodes participatives, la fourchette sera entre 8 et 10 participants.
Ceci n’exclut pas pour autant certaines situations qu’il conviendra de gérer au mieux :
1. Première situation : le demandeur propose d’inscrire 16 stagiaires :Deux possibilités s’offre au formateur :
- scinder le groupe en deux, mais cela augmente le coût global (ce que peut refuser le demandeur),
- revoir les conditions matérielles du stage et modifier certaines méthodes pédagogiques. Par exemple, remplacer les exercices de pédagogie active, chronophages et difficiles à animer pour des groupes important par des exposés magistraux ou des réflexions collectives. On perdra évidemment en efficacité pédagogique.
2. Seconde situation : lors du démarrage d’un stage, le nombre de participants présents est réduit à 5 au lieu des 8 initialement prévus :
Là encore, deux possibilités s’offrent au formateur :
- reporter la formation avec l’accord du demandeur mais attention aux réactions des présents qui ont fait l’effort de venir et qui risquent de ne pas se représenter ultérieurement ;
- proposer au demandeur de réduire la durée de la formation avec des échanges, des exercices ou des jeux de rôle moins riches compte tenu d’un effectif plus faible mais permettant un traitement plus rapide.
En conclusion :
Dans tous les cas, le formateur et le demandeur doivent trouver un accord permettant de respecter l’intérêt de toutes les parties : les stagiaires, leur entreprise et le formateur qui a la responsabilité d’accomplir l’action de formation telle qu’elle a été définie pour répondre aux objectifs à atteindre.
De plus, il n'est pas question d’occulter les aspects financiers liés à ces différents cas en termes de budget pour le demandeur et de chiffre d’affaires pour le formateur.